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Die meisten haben schon alle Tools, die man fürs digitale Arbeiten im Büro braucht.

Papierloses Büro

Abschied vom Mount Everest aus Papier

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Der Verzicht auf Papier ist angesagt - auch im Büro. Dabei birgt auch das papierfreie Arbeiten einige Schwierigkeiten. Mit diesen Tipps verzetteln Sie sich digital nicht. Die Kolumne „Gastwirtschaft“.

Auf meinem Schreibtisch türmte sich einst der Mount Everest aus Papier. Wenn ich in meiner zweiten Heimat Kroatien arbeiten wollte, zog ich mit Kisten voller Unterlagen los. Beschwerliche Zeiten, aber ich kannte es ja nicht anders. Auch meine Angestellten hatten es nicht leicht: Wir spielten ständig zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong: schreiben, öffnen, richtig ablegen, Anhänge speichern... Meine Assistentin musste auch immer noch abhören, was ich ins Diktiergerät gesprochen hatte. Denn im Reden war ich damals schneller als beim Dinge selbst erledigen. Heute bleibt sie von diesen Aufnahmen verschont, weil ich vieles deutlich schneller tue, als darüber zu reden. Sie hat jetzt 80 Prozent mehr Zeit, um Projekte völlig selbstständig umzusetzen. Damit entlastet sie mich enorm – besonders wenn ich mir meinen Laptop schnappe und nach Kroatien reise.

Gastwirtschaft

Unsere tägliche Kolumne von Gastautorinnen und Gastautoren im Wirtschaftsteil. Heute: Jürgen Kurz, Unternehmensberater, der sich mit Prozessoptimierung im Büro beschäftigt.

Das Büro bleibt zwar ein Treffpunkt und Abstimmungsort. Sonst kann jeder ohne Zusatzaufwand arbeiten, wo er will. Ich würde nie sagen: „Nur wer digital arbeitet, ist erfolgreich.“ Doch wer digital arbeitet, gewinnt viele Vorteile. Und er hat mit dem richtigen Workflow, zum Beispiel mit einem gemeinsamen OneNote-Notizbuch, mehr Zeit für das Wesentliche.

Das funktioniert natürlich nicht von heute auf morgen – vor allem nicht bei Papierliebhabern wie mir. Der eigentliche Job muss ja auch noch weiterlaufen. Ein halbes Jahr ist ein guter Zeitrahmen für eine schrittweise Umstellung. Die meisten haben sowieso schon alle Tools, die man dafür braucht, auf den Rechnern: Outlook, OneNote oder OneDrive, Microsoft Teams und Planner – oder auch die Äquivalente anderer Anbieter.

Jürgen Kurz.

Kennen Sie jemanden, der ein echter Meister im digitalen Arbeiten ist? Dann nehmen Sie seinen Rat an – selbst wenn er Ihr Praktikant ist. Mir stand mein Kollege Marcel Miller Schritt für Schritt zur Seite. Er zeigte mir zum Beispiel, wie ich das lästige Agendaschreiben und Aktualisieren ganz einfach digital erledige: Mail in einen angelegten Abschnitt in OneNote kopieren und einen Link auf die Übersichtsseite setzen. Als sich dieser Baustein bewährt hatte, habe ich mich an den nächsten Themenbereich gewagt. Mein Tipp: Klein starten! Sonst verzetteln Sie sich auch digital ganz schnell. Das führt dann eher zum Burnout als zum Office mit Meerblick.

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