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Das Telefon klingelt und neue E-Mails kommen an: Ständige Unterbrechungen machen vielen Arbeitnehmern das Leben schwer.

Tipps & Tools

Trotz Störungen im Job konzentriert bleiben

Ganz in Ruhe arbeiten - ohne Mail-Terror, Telefongeklingel und Gequatsche der Kollegen - das bleibt wohl nur ein Traum. Aber Berufstätige können lernen, mit ständigen Unterbrechungen besser umzugehen. Unterstützt werden sie dabei von spezieller Software.

Das Telefon klingelt, die Kollegin quatscht, und eine dringende E-Mail muss beantwortet werden. Dabei gelang es doch gerade, eine wichtige Arbeitsaufgabe mit einer guten Idee zu lösen. Durch solche oder andere Ablenkungen bei der Arbeit kann ein guter Gedanke einfach verloren gehen. Das wusste bereits der geniale Physiker Albert Einstein, in dessen Haus es kein Telefon gab. Wer ihn erreichen wollte, musste beim Nachbarn anrufen und die Nachricht übermitteln lassen.

Für viele Arbeitnehmer gehören psychische Belastungen im Job durch Unterbrechungen zum Alltag, sagt Markus Schulte von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua). Er beruft sich dabei auf den Stressreport. Danach muss fast jeder zweite Angestellte (44 Prozent) seine Arbeit oft unterbrechen. Viele (60 Prozent) sind außerdem unter Druck, weil sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Für die Studie wurden die Angaben von fast 18.000 Arbeitnehmern ausgewertet.

In der Freizeit kann man schlechter abschalten

Zu den typischen Arbeitsunterbrechungen gehören E-Mails, Telefonate, Gespräche mit Kollegen sowie streikende Technik - etwa ein nicht funktionierender Computer, erklärt Anja Baethge. Sie ist Psychologin und Autorin mehrerer Studien zum Thema Arbeitsunterbrechungen. Wenn die Konzentration erst einmal dahin ist, hat das meist Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit. Die Folge sei häufig, dass Fehler passieren oder Arbeitnehmer ihre Tagesziele nicht erreichen.

Hinzu kommt, dass die hohe psychische Belastung durch Unterbrechungen auf Dauer der Gesundheit schaden kann. „Das führt dazu, dass man in der Freizeit schlechter abschalten und sich erholen kann“, warnt Thomas Rigotti, Professor für Arbeitspsychologie an der Universität Mainz. Wer häufig und anhaltend psychischen Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz ausgesetzt ist, riskiere möglicherweise sogar Burn-out, eine Depression oder Herzerkrankungen.

Doch nicht nur Unterbrechungen von außen belasten Berufstätige. Viele Angestellte machen Multitasking und versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, erläutert Rigotti. Doch diese selbst gewählte Arbeitsstrategie ist keine gute Idee. Das menschliche Gehirn schafft es nicht, mehrere Aufgaben parallel zu erledigen. Stattdessen springt es dauernd sehr schnell zwischen den verschiedenen Problemen hin und her. Das strengt auf Dauer sehr an - Arbeitnehmer reagieren zunehmend gestresst und gereizt.

Viele Betroffene wissen nicht, wie sie auftretenden Belastungen aktiv begegnen können und leiden teilweise sehr unter der Situation. Dennoch gibt es eine Reihe von Maßnahmen, um das Stresslevel am Arbeitsplatz zu reduzieren. Zunächst sollten Berufstätige sich darüber klar werden, welche Störungen am Arbeitsplatz sie am meisten stressen. Dann sollten sie sich Strategien überlegen, um in künftigen Situationen gewappnet zu sein.

„Es empfiehlt sich, die Bearbeitung der Unterbrechungen soweit hinauszuzögern, bis die unterbrochene Aufgabe möglichst beendet ist“, rät Baethge. Wenn dies nicht gelingt, ist es sinnvoll, einen Notizzettel zu schreiben, auf dem der letzte Gedanke oder Arbeitsschritt notiert wird, um das Gedächtnis zu entlasten. Multitasking, also das gleichzeitige Bearbeiten der Unterbrechung und der unterbrochenen Aufgabe, vermeiden Arbeitnehmer laut Baethge am besten ganz.

Feste Zeiten ganz ohne Störungen einplanen

Wichtig ist außerdem, Prioritäten zu setzen. Wer trotz Störung entscheiden kann, was zunächst wichtiger ist, behält besser die Kontrolle. Wie Arbeitnehmer im Team mit Unterbrechungen umgehen möchten, sollten sie am besten regelmäßig mit den Kollegen besprechen. Gut sei etwa, Zeiten festzulegen, in denen sie grundsätzlich nur im Notfall gestört werden dürfen, rät Baethge.

Besonders wichtig sind regelmäßige Pausen, um Belastungen durch häufige Unterbrechungen besser auszuhalten. Ideal sind kurze Pausen, die über den gesamten Arbeitstag verteilt sind, empfiehlt Baethge. Bewährte Entspannungstechniken wie Autogenes Training helfen beim Stressabbau. Informationsmaterial und Schulungen bieten die meisten Krankenkassen an. Auch der Betriebsarzt kann hier Hilfestellung geben.

Nach einem Arbeitstag mit zahlreichen Unterbrechungen ist es schließlich wichtig, sich am Feierabend gut zu erholen. So sind Beschäftigte den Belastungen am kommenden Tag eher gewachsen. Wer regelmäßig Sport treibt, sich seinen Hobbys widmet und ausreichend schläft, erhöht seine seelische Widerstandsfähigkeit und damit auch Leistungsvermögen und Zufriedenheit am Arbeitsplatz. So gewappnet, kann jeder aktiv etwas dafür tun, auch stressige Situationen am Arbeitsplatz ohne Gesundheitsgefährdung zu überstehen. Wie Einstein ohne Telefon zu arbeiten, wird leider in den wenigsten Fällen möglich sein. (dpa)

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