Vorsicht bei E-Mails mit offenem Verteiler – bei diesem Fehler droht ein saftiges Bußgeld
Ein kleiner Fehler beim E-Mail-Versand kann schnell tausende Euro kosten. Wie Sie erst gar nicht in eine brenzlige Situation geraten können, erfahren Sie hier.
Spätestens seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) lauern im Umgang mit personenbezogenen Daten allerlei rechtliche Stolperfallen. Auch beim E-Mail-Versand kann ein solcher Fehler schnell passieren – und das, ohne es zu ahnen.
Beliebter Job-Fehler: E-Mails mit Empfängern in CC versenden
Zu den beliebtesten Datenschutzverletzungen gehört etwa, E-Mails zu versenden, in denen die Empfänger in „cc“ gesetzt werden. Und das nicht zu knapp: „Jeden Tag werden Millionen von E-Mails mit Personen in Carbon Copy (cc) versendet.“, schreibt etwa Tobias Theelen von der Beratungsfirma DataGuard in einem Gastbeitrag des Online-Magazins Businessinsider. Dadurch kann jeder, der diese E-Mail erhält, die E-Mailadressen der anderen Empfänger einsehen. Zudem ist auch der Verlauf des E-Mail-Verkehrs nachvollziehbar. Werden E-Mail-Adressen durch eine solche offene E-Mail-Liste geteilt, verstößt dies gegen die Datenschutzverordnung (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
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Bußgeld bis zu 2.500 Euro
Die gute Nachricht: In den meisten Fällen passiert nichts. Doch problematisch wird es dann, wenn die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger nicht erkannt werden sollen oder wenn Empfänger durch den Verlauf an Informationen gelangen, die nicht für Dritte bestimmt waren. Dann kann es zu empfindlichen Geldstrafen kommen. Schon vor Einführung der DSGVO wurden aufgrund solcher offenen E-Mail-Verteiler Bußgelder in Höhe von bis zu 2.500 Euro hierzulande verhängt, verrät Datenschutzexperte Theelen.
Fehler mit offenem Verteiler vermeiden – „Bcc“ nutzen
Diese Datenpanne lässt sich jedoch ganz einfach vermeiden: Nutzen Sie statt „cc“ das „Bcc“-Feld für Ihren E-Mail-Versand an mehrere Empfänger. Bcc steht für „Blind Carbon Copy“. Durch diesen Trick sehen die Empfänger dieser Zeile nur den Absender und den Inhalt der E-Mail sowie den E-Mail-Verlauf. Prüfen Sie außerdem immer, ob der Inhalt des E-Mail-Verlaufs auch wirklich für jeden Empfänger einsehbar sein soll. Für den Versand von Newslettern empfehlen sich ohnehin entsprechende Tools, die auch andere Datenschutzrichtlinien beachten. (as)
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