Wie die Bergsteiger

Methoden für Zeit- und Selbstmanagement: Teil 2 / Tagesziele erreichen mit der Alpen-Technik

Von HELGA IDELER

Frankfurt a. M. - "Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen ist alles andere im Leben ein Kinderspiel", wusste schon Goethe. Im Berufsleben haben viele Schwierigkeiten, den Tag und die anstehenden Aufgaben zu organisieren. Die Alpen-Methode hilft, strukturierter zu arbeiten und sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Sie ist ein einfach anzuwendendes Hilfsmittel für die effektive Tagesplanung. Diese gehört zu den bekanntesten Techniken des Arbeits- und Zeitmanagements. Je klarer die Tagesziele sind, desto einfacher ist es, Kräfte dafür zu mobilisieren und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren. Wie bei einem Bergsteiger stellt sich nur dann ein Erfolgserlebnis ein, wenn das Etappenziel für den Tag erreicht ist.

Durchschnittlich acht Minuten reichen aus, um den nächsten Tag in fünf Schritten sinnvoll zu planen und mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

1. Aufgaben notieren

Listen Sie geplante Aktivitäten, Termine, wichtige Telefonate und E-Mails in einer einfachen To-do-Liste für den folgenden Tag auf.

2. Länge schätzen

Schätzen Sie die voraussichtliche Zeit möglichst realistisch ein und setzen Sie sich ein Zeitlimit. Halten Sie Termine mit Uhrzeit fest.

3. Pufferzeiten einplanen

Verplanen Sie nur 60 Prozent der Zeit mit festen Aufgaben, die anderen 40 Prozent sind als Puffer für unvorhergesehene und spontane Aktivitäten vorgesehen. Wer den Tag schon komplett verplant, gerät automatisch in Verzug und setzt sich unter Stress.

4. Entscheidungen treffen

Setzen Sie Prioritäten, etwa mit der ABC-Analyse (FR-Karriere vom 26. August). Streichen Sie ihren Aufgabenkatalog auf ein realistisches Maß zusammen und delegieren Sie Aufgaben an andere im Team.

5. Nachkontrolle

Am Abend nehmen Sie die Liste noch einmal genau unter die Lupe. Übertragen Sie unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag. Wenn Sie diese schon mehrfach übertragen haben, packen Sie die Aufgabe jetzt an und sie ist erledigt. Korrigieren Sie falsch kalkulierten Zeitbedarf, damit es nicht zum Dauerfrust kommt.

Der Tag ist die kleinste Einheit eines systematischen Zeitmanagements. Wenn Ihnen das gelingt, kriegen Sie auch die Monats-, Quartals- und Jahresplanung in den Griff. Verzweifeln Sie nicht, wenn ein Tag mal nicht so gut gelaufen ist, Sie können jeden Tag neu beginnen. Und belohnen Sie sich für ein erreichtes Etappenziel, etwa mit einem schönen Essen!

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