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Personalakte: Krankheitsgründe sind tabu

Die Personalakte ist kein Sammelalbum. «Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist», erklärt der Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber können die Ansichten auseinandergehen.

07.06.2010 10:03
So nicht: Die Personalakten müssen verschlossen aufbewahrt werden und dürfen nicht offen im Regal stehen, wo sie jeder einsehen kann. (Bild: Schierenbeck/dpa/tmn)

Herford/Berlin. Die Personalakte ist kein Sammelalbum. «Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist», erklärt der Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber können die Ansichten auseinandergehen.

Es ist aber nicht Zweck der Personalakte, möglichst viele Informationen über jeden Mitarbeiter zu sammeln. «Was auf jeden Fall rein muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben», sagt Christian Götz von der Gewerkschaft Verdi in Berlin. «Aber der Arbeitsvertrag gehört dazu, er ist schließlich die Grundlage des Arbeitsverhältnisses.» Auch Zertifikate von Weiterbildungen sollten in der Personalakte Platz finden - sie können bei Beförderungen wichtig sein.

Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen, aber auch Abmahnungen werden in der Personalakte aufgehoben. Bestimmte Informationen sind dagegen tabu: «Der Arbeitgeber darf zum Beispiel keine Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufheben», sagt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) in Berlin.

Nicht in die Personalakte gehören Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters. Wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, darf das dokumentiert werden. Hat er nur für den Betriebsrat kandidiert, sei das keine Information, die in die Personalakte gehört, sagt Götz. Generell gilt die Faustregel: «Was man im Vorstellungsgespräch gefragt werden darf, darf auch in die Personalakte», erklärt der Arbeitsrechtsexperte. «Und was nicht gefragt werden darf, hat auch dort nichts verloren.»

Was in der Akte dokumentiert wird, darf der Arbeitnehmer überprüfen. «Jeder hat ein Anrecht darauf, in seine Personalakte zu gucken», sagt Martina Perreng. «Grundsätzlich so oft er will, jedenfalls in üblichem Maß.» Sinnvoll sei das, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass der Arbeitgeber etwas in die Akte gelegt hat, was der Arbeitnehmer kennen sollte.

Streit um die Personalakte gibt es nach Perrengs Einschätzung nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis ohnehin schon belastet ist. Das gilt zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter für ein bestimmtes Verhalten abgemahnt hat - die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert. Ist der Arbeitnehmer davon überzeugt, dass er sich nichts hat zuschulden kommen lassen, kann er darauf drängen, sie aus der Akte entfernen zu lassen.

Ohnehin dürfen Abmahnungen nicht unbegrenzt in der Personalakte bleiben, wenn es nicht um besonders schwere Verstöße geht. Abmahnungen wegen Zuspätkommens und wegen Missachtung einer Anordnung des Chefs bleiben üblicherweise nur einen überschaubaren Zeitraum in der Akte. «Rund zwei Jahre», sagt Perreng. «Gesetzlich geregelt ist das aber nicht.» Wo die Akte aufgehoben wird, ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. «Es muss aber sichergestellt sein, dass sie nicht frei zugänglich ist», sagt Perreng. «Sie muss also in einem abgeschlossenen Schrank stehen, nicht offen im Regal.» (dpa/tmn)

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